Sa nakaraang dekada, ang pangingibabaw ng mga bukas na puwang sa mga modernong tanggapan ay naging mas malinaw, na tinatanggal ang iba pang mga uri ng samahan sa kalawakan. Habang pinapabuti ng bukas na espasyo ang mga pakikipag-ugnayan ng empleyado at binabawasan ang mga gastos sa real estate, pinahihirapan din itong mag-focus at magtuon ng pansin sa trabaho, na negatibong nakakaapekto sa pagiging produktibo at sa huli ay higit sa mga benepisyo.
Siyempre, halos anumang opisina ay dapat magkaroon ng bukas na mga lugar ng komunikasyon na nagdaragdag ng dalas at kahusayan ng mga pakikipag-ugnayan ng empleyado at dagdagan ang posibilidad ng pagbabago. Gayunpaman, ang mga nasabing lugar ay lumilikha ng pagkagambala ng visual at ingay sa mga bukas na puwang na makagambala sa konsentrasyon, at ang trabaho na nangangailangan ng konsentrasyon ay kasing halaga ng pagtutulungan. Samakatuwid, ito ay nagkakahalaga ng pag-alam kung ano ang eksaktong nakakaapekto sa konsentrasyon, kung paano mo maiiwasang mawala ito, at kung paano din na may kakayahang pagsamahin ang mga bukas na lugar sa mga lugar para sa nakatuon na trabaho.
Alam ng lahat ang tungkol sa problema ng ingay at pagkawala ng konsentrasyon sa bukas na espasyo, ngunit, sa kasamaang palad, iilan ang seryosong nag-aalala sa isyung ito. Marahil dahil hindi nakikita ang tunog, minamaliit natin ang kahalagahan nito. Halimbawa, kung may isang pagtagas na nangyari sa opisina, kahit na hindi masyadong seryoso, agad na magsisimulang ayusin ito ng mga responsableng tauhan. Ang tunog na "paglabas" ay maaaring maging nakakapinsala sa gawain sa opisina, ngunit sa ilang kadahilanan madali nating hindi pinapansin ang problemang ito, hindi katulad ng isang basang karpet.
Ayon sa Haworth Research Center, sa average, ang mga empleyado ay nawawalan ng 28% ng oras ng kanilang trabaho dahil sa mga nakakaabala sa tanggapan. Bilang isang resulta, kailangan nilang simulan ang kanilang araw ng trabaho nang maaga o manatili sa huli upang makumpleto ang lahat ng mga gawain na nangangailangan ng katahimikan at konsentrasyon. Ang problemang ito ay malayo sa bago. Ang mga manggagawa sa opisina ay madalas na nangangailangan ng mga lugar upang umatras at tumuon, at sa kasamaang palad, ang kadahilanang ito ang hindi gaanong isinasaalang-alang sa mga bukas na workspace. Ayon sa istatistika mula sa pag-aaral, higit sa kalahati ng lahat ng mga empleyado ang naniniwala na mahirap na mag-concentrate sa kanilang tanggapan, kung kaya't nagsasayang sila ng maraming oras.
Bilang karagdagan sa visual na kalat at polusyon sa ingay na dapat harapin ng mga empleyado sa mga open-plan office, pinapasok sila ng mga nakakaabala tulad ng mga email, paghimok ng mga smartphone at mga pop-up message. Ang isang labis na impormasyon mula sa tuluy-tuloy na komunikasyon sa mobile at Internet ay "naparalisa" sa kanila, na nag-iiwan ng mas kaunting oras upang ituon ang kanilang trabaho at hindi pamantayang paglutas ng problema. Gumagawa ang utak ng tao sa parehong paraan tulad ng ginawa nito sa isang libong taon na ang nakakaraan, ngunit ngayon mayroon kaming lahat ng mga teknolohiyang ito, at ang aming biology ay hindi sumabay sa kanilang pag-unlad. Ang labis na karga sa impormasyon ay mabilis na naging isang pangunahing negatibong kalakaran sa merkado ng kapital ng tao.
Pagkawala ng konsentrasyon
Habang nagtatrabaho sa isang gawain, ang isang tao ay maaaring tumuon sa isang paraan na malalaman lamang niya ang impormasyong isinasaalang-alang niya na mahalaga, hindi pinapansin ang iba pa. Ito ay isang kamangha-manghang kakayahan ng utak ng tao. Gayunpaman, kapag lumitaw ang maraming mga kaguluhan, ang pansin ay madalas na nagbabago mula sa gawaing nasa kamay hanggang sa hindi gaanong mahalaga.
Mahalagang tandaan na ang mga nakakaabala ay maaaring hatiin sa dalawang uri: panloob at panlabas. At ayon sa pag-aaral, tumatagal ng isang average ng 23 minuto para sa mga empleyado upang muling tumuon at bumalik sa trabaho nagambala ng panlabas na pagkagambala. Kapansin-pansin, sa paggawa nito, nakatuon sila sa hindi bababa sa dalawang iba pang mga gawain bago bumalik sa kanilang ginagawa dati.
Panloob na mga kadahilanan ay, bilang panuntunan, mga personal na saloobin o karanasan na hindi direktang nauugnay sa trabaho, halimbawa, kung ano ang kakainin para sa tanghalian o kung anong mga bagay ang natitira para sa gabi. Ang pagbabalik sa trabaho, nagagambala ng panloob na mga kadahilanan, bilang ito ay naging, medyo mahirap, at tumatagal ng halos 30-35 minuto. Sa gayon, gumugugol kami ng lubos ng nagbibigay-malay na pagsisikap sa pagkontrol sa aming sariling nakakaabala na mga saloobin. Samakatuwid, napakahalaga na i-minimize ang epekto ng panlabas na mga kadahilanan - pagkatapos ng lahat, mas maraming pagsisikap ang kinakailangan upang harapin ang mga panlabas na kadahilanan, mas madalas na ang isang tao ay maagaw at mas maraming oras ang masasayang.
Ang mas maraming multitasking, mas mababa ang kahusayan
Ang utak ng tao ay hindi may kakayahang magproseso ng impormasyon sa parehong paraan tulad ng isang computer, na maaaring magsagawa ng maraming proseso nang sabay. Ang mga tao ay may posibilidad na maging mas sa isang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon. Kapag sinubukan naming makamit ang dalawa o higit pang mga gawain, madalas nating pakiramdam na parang ginagawa natin ang lahat nang sabay-sabay. Sa katotohanan, paglipat sa pagitan ng mga gawain, nagsasayang tayo ng maraming oras, at kung mas matagal ang mga ito ay natapos, mas nawawalan tayo ng konsentrasyon at mas maraming mga pagkakamali na nagagawa. Marami pa ring tumutukoy sa multitasking bilang isa pang anyo ng paggambala, dahil ang maraming gawain ay may posibilidad na makaabala ng pansin sa pagitan nila.
Halimbawa, mayroon kaming gawain na punan ang maraming baso mula sa isang bote ng tubig. Hindi namin maaaring punan ang mga ito nang sabay, kaya maaari nating punan ang mga ito nang paisa-isa, o unti-unti, na pabalik-balik sa walang laman na baso. Sa unang kaso, malinaw naman, makayanan natin ang mas mabilis at mas mahusay, habang sa pangalawang kaso, ang proseso ay tatagal, habang maaari nating ibuhos ang higit na tubig sa mga baso. At mas maraming baso, mas matagal ang prosesong ito, at mas maraming tubig ang ibubuhos namin.
Lalo na mapanghamon ang teknolohiya kapag ang multitasking, dahil sa lahat ng mga nakakagambala ay nasa kalagayan kami ng paghahanda ng aming sarili na maabala, at karamihan sa mga tao ay hindi pinangangasiwaan nang maayos ang multitasking. Samakatuwid, sa pamamagitan ng pagtuon sa isang aktibidad, mas gumagawa kami ng mas produktibo. Lalo na sa estado na "daloy".
Pumunta sa stream
Ang daloy ay isang konsepto sa sikolohiya na binuo ng Hungarian psychologist na si Mihai Csikszentmihalyi noong 1970s. Ang term na ito ay tumutukoy sa isang estado ng kaisipan kung saan ang isang tao ay ganap na kasangkot sa isang tiyak na aktibidad, na uudyok, puno ng enerhiya at madalas na nawalan ng subaybayan ng oras. Sa ganitong paraan gumagana siya hindi lamang mas produktibo, ngunit mas malikhain din.
Ang mga panlabas na pagkagambala ay maaaring makagambala sa pagtuon, ngunit may kaunti o walang epekto sa mga nasa "daloy" ng estado. Halimbawa, ang musika sa opisina ay maaaring mapansin bilang isang paggambala ng isa at halos hindi napansin ng iba, kahit na ang pareho ay nakatuon sa parehong gawain. Maaaring mangahulugan ito na ang pangalawa ay nakapasok na sa estado ng "daloy", habang ang iba ay sinusubukan lamang gawin ito, ngunit ang mga panlabas na kadahilanan ay makagambala dito.
Sa kabilang banda, ang panlabas na stimuli ay hindi dapat maging mga nakakagambala, ngunit, sa kabaligtaran, ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa pagtatapos ng trabaho. Minsan kinakailangan upang maunawaan at suriin ang panlabas na sitwasyon at ang kapaligiran. Ang kamalayan ng sitwasyon na ito ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa ilang mga aktibidad. Halimbawa, kapag nagmamaneho, ang isang tao ay nakatuon, habang kailangan niyang suriin ang iba't ibang mga kadahilanan sa sitwasyon: ang kalsada, mga ilaw ng trapiko, iba pang mga gumagamit ng kalsada.
Ang produktibong gawain sa tanggapan ay nangangailangan ng parehong kamalayan sa sitwasyon at pagpasok sa isang "umaagos" na estado. Sa kasamaang palad, imposibleng maging sa parehong mga estado sa parehong oras, samakatuwid, isinasaalang-alang ang kasalukuyang mga gawain, pangyayari at panloob at panlabas na mga kadahilanan, ang mga empleyado ay dapat lumipat sa pagitan nila. At ang puwang ng tanggapan ay dapat suportahan ang trabaho sa bawat isa sa mga estado.
Disenyo ng workspace ng konsentrasyon
Ang mga nakakaabala ay hindi mawawala, ngunit ang puwang ng tanggapan ay dapat na panatilihing nakatuon ang trabaho kaysa sa paglikha ng mga bagong hadlang sa pagkamit ng isang "dumadaloy" na estado.
Ang mga pangangailangan sa trabaho ng mga empleyado ay nagbabago sa buong araw depende sa gawain. Halimbawa, kailangan mo munang ayusin ang iyong mail, tumawag ng maraming tawag, pagkatapos maghanda para sa isang pagpupulong, talakayin ang mga gawain sa mga kasamahan, at pagkatapos maghanda ng isang alok sa komersyo. Sa pamamagitan lamang ng isang pinagsamang diskarte sa disenyo maaari kang lumikha ng isang puwang na angkop para sa lahat ng mga nakalistang aktibidad.
Ang holistic na diskarte sa pag-aayos ng puwang ng tanggapan ay sumasaklaw sa limang mga prinsipyo: pagkakaiba-iba, pagpipilian, kontrol, pagkilala at muling pagdadagdag.
Pagkakaiba-iba. Huwag pumili sa pagitan ng bukas at pribadong lugar, kailangan mong magbigay sa mga empleyado ng pareho, at bigyan din sila ng pagkakataon na pumili ng naaangkop na puwang para sa bawat gawain. Ang gawain na nangangailangan ng konsentrasyon ay maaaring gampanan sa anumang lugar: ang isang tao ay mas komportable sa isang bukas na espasyo sa tunog ng isang tanggapan ng tanggapan, habang ang isang tao ay nangangailangan ng kumpletong katahimikan sa isang liblib na lugar. Ang pangunahing bagay ay ang parehong uri ng puwang ay ipinakita sa opisina.
Pagpipilian. Tiwala sa iyong mga empleyado na pumili kung saan, paano, at kailan nila ginagawa ang kanilang mga trabaho. At sila mismo ay makakahanap ng mga kundisyon kung saan sila magiging pinaka-produktibo.
Ang kontrol. Bigyan ang mga empleyado ng kontrol sa kanilang lugar ng trabaho. Kung magpasya ka sa lahat para sa kanila, kung gayon mayroong mataas na posibilidad na mapagkamalan sa kanilang mga kagustuhan. Halimbawa, sa pamamagitan ng pagpapasya na alisin ang pagkagambala ng ingay sa mga empleyado at ihiwalay ang mga ito mula sa mga karaniwang lugar, maaaring mabawasan ng mga kumpanya ang pakikipag-ugnayan ng mga kasamahan. Sa halip, bigyan ang mga empleyado ng kakayahang kontrolin ang privacy ng kanilang lugar ng trabaho, ang dalas ng pakikipag-ugnayan sa mga kasamahan, pati na rin ang hanay ng mga accessories, ang antas ng ilaw, temperatura, atbp. Ang napagtatanto na makontrol nila ang kanilang workspace ay maaaring mapunan ang ilan sa mga negatibong epekto ng mga nakakagambala.
Pagkilala. Pagkuha mula sa puntong A hanggang puntong B, pagkatapos ay sa puntong C ay dapat madali. Pinapayagan ng malinaw at simpleng mga layout ang mga tao na mabilis na mag-navigate sa kalawakan at maiwasan ang mga hindi magagandang sitwasyon at nasayang ang oras. Ang isang tunay na nauunawaan na layout ay nagbibigay-daan sa isang empleyado na isipin ang isip ng isang mapa ng opisina, hanapin ang mga kasamahan dito at madaling maunawaan ang layunin ng bawat zone. Kapag malinaw mong nailarawan ang mga gumaganang lugar, hindi mo labis na karga ang mga proseso ng pag-iisip ng mga empleyado na may hindi kinakailangang mga saloobin, at handa agad silang idirekta ang kanilang lakas sa pagkumpleto ng mga gawain sa halip na subukang mag-navigate sa kalawakan.
Replenishment ng pwersa. Bigyan ang mga empleyado ng oras at puwang para sa mga pahinga. Kapag nakatuon kami sa trabaho nang mahabang panahon, maraming enerhiya ang ginugol at mas mabilis na napapagod ang katawan. Ang aming talino ay gumagawa ng mga kamangha-manghang bagay sa pamamagitan ng pagpapahintulot sa amin na ituon ang pansin sa isang bagay nang mahabang panahon nang hindi binibigyang pansin ang mga nakakaabala. Samakatuwid, ang "recharging" pagkatapos ng naturang aktibidad ay kinakailangan lamang. Ang isang pagpipilian upang muling magkarga ng iyong lakas ay upang tamasahin ang view mula sa window habang nagpapahinga sa isang trabaho, at ang anumang kumpanya ay dapat magbigay ng pagkakataong ito. Maaari ka ring magpahinga sa buong araw upang kumuha ng meryenda o makipag-chat sa mga kasamahan sa mga impormal na lugar. Ang isa o dalawa pang mas matagal na pahinga, tulad ng pagpunta sa gym o paglalakad sa labas ng opisina, ay maaaring magbigay ng kinakailangang pampalakas ng enerhiya para sa isang mas mahabang session sa trabaho. Mahalagang magbigay sa mga empleyado ng mga pagpipiliang ito upang palagi silang masigla upang gumana sa konsentrasyon.
Ang problema ng konsentrasyon sa mga tanggapan ng Russia
Si Denis Chernichkin, Direktor ng Haworth Business Interiors, ay nagbigay ng kanyang mga puna sa pag-aaral na ito at naiugnay ang mga ito sa mga katotohanan sa Russia.
"Ang problema sa konsentrasyon sa mga bukas na puwang sa Russia ay hindi gaanong kagyat kaysa sa Kanluran. Masasabi ko pa na mas matindi ang isyu. Ang katotohanan ay, halimbawa, ang mga kumpanya ng Amerika, para sa pinaka-bahagi, ay maingat na lumilipat sa bukas na espasyo, at ginagamit lamang ito para sa mga tukoy na paghahati o mga sona. Sa mga tanggapan ng Russia, ang paglipat na ito ay naging mas matalas at prangko, nang hindi isinasaalang-alang ang mga detalye ng mga aktibidad ng mga empleyado at kanilang mga istilo sa pagtatrabaho. Bukod dito, madalas sa maraming mga hilera ng walang pagbabago ang tono "mga bangko" ay halos walang mga paghihigpit o mga hadlang sa acoustic kung anupaman. Bakit umabot sa mga kritikal na antas ang ingay at iba pang mga nakakaabala. Kinumpirma ito ng aming pagsasaliksik sa Ideation sa mga tanggapan ng Russia, bilang isang resulta kung saan nakakatanggap kami ng palaging pagkumpirma na sa halos bawat kumpanya ang pangunahing reklamo ng mga empleyado ay ang kawalan ng privacy at kawalan ng kakayahang mag-isip.
Upang makapag-focus ang mga empleyado sa kanilang mga gawain, ang workspace ay dapat magbigay ng malinaw na tinukoy na mga lugar para sa koponan, indibidwal at nakatuon na gawain. Ang mga zone na ito ay hindi dapat makipagkumpetensya, ngunit umakma sa bawat isa. Mas malawak na pagkakaiba-iba at pagkakaroon ng ito o ang puwang na nagbibigay-daan sa mga empleyado na gamitin ang pinakaangkop na kapaligiran para sa kasalukuyang gawain at pinapayagan silang hindi makaabala ang mga kapitbahay, pati na rin mapawi ang nakakainip na monotony ng paulit-ulit na bukas na mga hilera sa puwang, pagbutihin ang kaginhawaan ng tunog.
At syempre, napakahalaga na sanayin ang mga empleyado sa tamang paggamit ng puwang. Kinakailangan na isama ang mga tao sa proseso ng pagbabago mula sa simula pa lamang, dahil mas madaling ipatupad ang mga ideya na natanggap sa pamamagitan ng komunikasyon sa mga kasamahan, at hindi magpataw ng iba. Kailangang palakasin ng mga kumpanya ang bagong pag-uugali sa pamamagitan ng mahusay na naipahayag na diskarte sa pagbabago, komunikasyon at pagsasanay. Sa kasong ito, hindi sila makikipagtagpo sa paglaban mula sa mga empleyado, at ang bisa ng mga makabago ay magiging kasing taas hangga't maaari. Batay sa Haworth Research
