Kamakailan lamang, ang mga konsepto ng Agile at Aktibidad sa Batay sa Aktibidad ay nakakakuha ng higit na kasikatan, at maraming mga kumpanya ang isinasaalang-alang na ang posibilidad na ipatupad ang mga ito sa kanilang tanggapan, ngunit nakakaranas ng ilang mga paghihirap. Ang pamamahala ay madalas na hindi makagawa ng ganitong mga pagbabago, natatakot na harapin ang kawalang-kasiyahan ng empleyado at pagbawas sa kanilang pagiging produktibo.
Si Denis Chernichkin, direktor ng Haworth Business Interiors, ay nagsabi sa amin tungkol sa kung bakit ang isang pagbabago sa konsepto ng panloob na tanggapan ay maaaring makaapekto sa negatibong gawain ng kumpanya at kung ano ang kailangang isaalang-alang upang maisaayos ang puwang nang mahusay hangga't maaari.
Ano ang mga pangunahing paghihirap sa pagpapatupad ng mga proyekto tulad ng Agile at Working Base Working?
- Ang mga tanggapan na ipinatupad alinsunod sa mga konseptong ito, una sa lahat, ipinapalagay ang pagkakaroon ng maraming iba't ibang mga gumaganang lugar na maaaring mapili ng isang empleyado ayon sa kanyang paghuhusga, depende sa tukoy na gawain at uri ng aktibidad. Ang pagkakaiba-iba na ito ay nagbibigay ng ganitong kalayaan sa pagkilos kapag nagpaplano ng isang tanggapan na ang mga taong responsable para dito kung minsan ay walang ideya kung saan magsisimula, kung ano ang pagtuunan ng pansin, o hindi man lang magpasya sa mga makabuluhang pagbabago, at kung gagawin nila ito, hindi nila malinaw na mabubuo ang gawain at ipaliwanag sa mga arkitekto kung anong resulta ang kailangang makamit. Karaniwan ang mga formulasyon ay masyadong abstract, batay sa damdamin at mga uso sa halip na kongkreto na katotohanan at istatistika. Ang mga kagustuhang ito ay malayo sa isang makabuluhan, nakabalangkas, de-kalidad na takdang-aralin na panteknikal, na sumasalamin sa mga kinakailangan para sa isang mahusay na puwang ngayon at sa distansya na tatlo hanggang limang taon para sa isang partikular na kumpanya. Ang resulta ay maaaring maging hindi naaangkop sa inaasahan ng customer.
Kadalasan, ang mga kumpanya, na hindi nauunawaan kung ano ang eksaktong nais nilang makuha, magsimulang kopyahin ang mga ideya ng mga umiiral nang tanggapan nang hindi umaangkop sa kanilang sariling mga pangangailangan at ipatupad ang mga ito sa isang ganap na naiibang espasyo, sa iba't ibang mga kundisyon, sa iba pang mga koponan na sa batayan ay hindi handa na tanggapin ang ganoong mga konsepto Bilang isang resulta, humantong ito sa isang makabuluhang pagbawas sa pagiging produktibo.
Sa kabila ng katotohanang ang mga paghihirap na ito ay mas likas sa paglipat sa mga konsepto ng Agile at Aktibidad na Batay sa Aktibidad, maaari silang bumangon sa paglikha ng anumang puwang. Siyempre, mas madaling lumikha ng isang pamantayang "bukas na puwang" na tanggapan, kung saan ang mga solusyon ng parehong uri ay madalas na ginagamit, ngunit ang mga paghihirap sa pagbubuo ng mga kinakailangan para sa mabisang puwang ay lumitaw din sa mga ganitong kaso.
Paano mo tinutukoy ang mabisang puwang sa opisina?
- Ito ay isang puwang na pinagsasama-sama ang mga tao at kung saan sila pinaka-produktibo at mahusay. Ito ang kapaligiran sa loob ng kung saan ang mga pangkat ng trabaho o indibidwal na dalubhasa ay maaaring mapakinabangan ang kanilang potensyal, kung hindi sila hadlangan ng kalapit na espasyo, ngunit tumutulong. At dahil ang bawat koponan at bawat dalubhasa ay may mga indibidwal na katangian, ang mabisang puwang ay natatangi sa bawat indibidwal na samahan. Walang iisang senaryo o tamang sagot, sapagkat maraming nakasalalay sa mga layunin ng kumpanya. Para sa ilan, sa ngayon, mahalaga na bawasan ang mga gastos, bawasan ang square meter bawat tao, para sa iba - upang lumikha ng isang bagong produkto o magdala ng isang bagong teknolohiya sa merkado, para sa isang tao - upang madagdagan ang kasiyahan ng customer at kalidad ng serbisyo. Minsan nagkakasalungatan ang mga gawaing ito. Samakatuwid, dapat matukoy ng bawat kumpanya kung ano ang mga layunin nito, ang mga pamantayan para sa tagumpay at kung paano ito makakamtan, at kung paano makakatulong ang puwang sa pagtupad ng mga gawaing ito.
Iminumungkahi ko na magsimula sa pamamagitan ng pagkilala ng isang napakahalagang parameter - kultura ng organisasyon. Siya ang nagpapakilala sa mga kumpanya sa bawat isa. Ito ay isang napakahalagang katangian na madalas na minamaliit sa aming merkado, kahit na ang kahalagahan nito ay matagal nang kinikilala sa mundo. Ang pag-alam at pag-unawa sa kultura ng iyong kumpanya ay ginagawang mas madali upang matukoy kung anong espasyo ang kailangan nito.
Paano maiugnay ang kultura sa kalawakan?
- Ang kultura ay nakakaapekto nang literal sa lahat ng mga aspeto ng mga aktibidad ng isang samahan, kabilang ang pamamahala, mga proseso ng negosyo, mga produktong nilikha, pagkahumaling at panatili ng empleyado, sistema ng paggawa ng desisyon, reputasyon at marami pa. Bumubuo ito ng isang pakiramdam ng seguridad, pangako sa kumpanya at nakakaimpluwensya sa kasiyahan at pagiging produktibo ng empleyado. Samakatuwid, madalas itong tiningnan bilang isang ganap at napakahalagang pag-aari ng samahan.
Karaniwan ang kultura sa isang kumpanya ay nauugnay sa pormal na mga bagay, tulad ng mga halaga ng korporasyon, pamantayan sa trabaho, mga code of conduct - ang tinaguriang nakikitang mga kadahilanan. Ngunit mayroon ding mga hindi nakikitang kadahilanan na tumutukoy sa mga hindi nasasabi na mga patakaran at gawi ng mga tao. Sa lugar na ito, ang workspace ay gumaganap din ng isang mahalagang papel, kabilang ang arkitektura, interior at mga solusyon sa kasangkapan. Iyon ay, ang workspace ay isang mahalagang bahagi ng kulturang pang-organisasyon at dapat na tumutugma dito. Ito ay tulad ng isang piraso ng isang palaisipan na kinuha mula sa isa pang hanay - hindi lamang ito magkakasya sa mga kalapit na elemento, ngunit sisirain nito ang buong larawan nang buo. Pareho sa space. Sa maraming mga paraan, hinuhubog nito ang paraan ng pagtatrabaho ng isang empleyado, kaya't kung ang puwang ay hindi umaangkop sa kasalukuyang kultura, gagana ang mga tao laban sa mga halaga ng kumpanya.
Ito ay lumabas na kung ilipat mo ang isang empleyado mula sa isang tanggapan patungo sa iba pa na kapansin-pansin na naiiba mula sa naunang isa, magkakaiba ang trabaho niya?
- Tiyak na Siyempre, ang pagbabagong ito ay hindi palaging magiging kasing marangya, ngunit ang punto ay ang uri ng puwang, ang mga pagpapaandar na magagamit dito, at ang kulturang pang-organisasyon sa pangkalahatan ay tumutukoy kung paano lumalapit ang isang tao sa mga gawain, nakikipag-ugnay sa mga kasamahan at nagpapasya. Pagkatapos ng lahat, kahit na hindi natin karaniwang iniisip ito, ang impluwensiya ng kultura sa ating pag-uugali ay talagang malaki. Ito ay nagkakahalaga ng pagbabago ng lugar, at hindi namin namamalayan na nag-uugali ng iba.
Gusto ko ang kasabihan ni Winston Churchill: "Una naming tinukoy ang hugis ng aming mga gusali, at pagkatapos ay tinutukoy ng aming mga gusali ang hugis ng aming pag-uugali." At totoo nga. Dalhin, halimbawa, para sa paghahambing, ang pag-uugali ng mga tao sa labas ng tanggapan - sa isang mamahaling restawran at sa isang regular na pub. Sa unang kaso, sinusubukan naming itugma ang antas - isang pormal na istilo ng damit, isang mahinahon na tono, madalas na isang pag-uusap sa mga paksang intelektwal. Ngunit isipin na nasa isang pub kami - ang aming pag-uugali ay magiging mas malaya at impormal. Ang parehong nangyayari sa mga tanggapan - ang espasyo ay direktang nakakaapekto sa pag-uugali at estilo ng trabaho ng mga empleyado.
Paano kung ang mga empleyado ay hindi gusto ang puwang kung saan sila nagtatrabaho? Paano ito makakaapekto sa kanila?
- Ito ay isang napakahalagang tanong. Ang kawalang-kasiyahan ng empleyado sa puwang ng opisina, kung saan, halimbawa, imposibleng makahanap ng komportableng lugar sa pagganap na angkop para sa isang tukoy na gawain, o maraming mga nakakainis na pagkagambala, lumilikha ng isang makabuluhang negatibong epekto. Ngunit, sa kasamaang palad, hindi maaaring baguhin ng mga empleyado ang mayroon nang espasyo sa kanilang sarili. Ang nasabing awtoridad ay nahuhulog sa mga balikat ng mga propesyonal na responsable para sa paglikha ng panloob na tanggapan, na dapat isaalang-alang ang mga kulturang katangian ng samahan upang lumikha ng pinaka komportableng kapaligiran. Bukod dito, dahil sa iba't ibang uri ng mga aktibidad ng mga kagawaran sa loob ng isang samahan, mayroong tinatawag na mga sub-kultura, na dapat ding isaalang-alang kapag nagdidisenyo.
Alam nating lahat na ang arkitektura ng iba't ibang mga bansa at lungsod ay magkakaiba sa bawat isa, sumasalamin ng mga katangiang pangkultura at lumilikha ng isang natatanging kapaligiran. Sa opisina, ang lahat ay pareho - ang disenyo at arkitektura ng puwang ng tanggapan ay dapat na sumasalamin sa sariling katangian ng samahan at mga dibisyon nito.
Paano mo matutukoy ang iyong kulturang pang-organisasyon at maunawaan kung aling puwang ang pinakaangkop dito?
- Ito ay talagang medyo simple. Mayroong isang pag-uuri batay sa 25 taon ng pagsasaliksik ng mga propesor ng University of Michigan na sina Cameron at Quinn na tinawag na "Mga Kakumpitensyang Halaga." Natukoy ng mga siyentista ang apat na nangingibabaw na halaga sa mga kumpanya: Pakikipagtulungan, tunggalian, Paglikha at Pagkontrol. Ang bawat halaga ay nauugnay sa isang hanay ng mga katangian ng workspace na pinapalaki ang suporta nito. Sa pamamagitan ng paraan, ang modelong ito ay kinilala ng maraming eksperto na napakabisa at ipinasok ang nangungunang 50 pinakamahusay na mga tool sa negosyo sa kasaysayan ayon sa rating ng Financial Times.
Halimbawa, tingnan natin ang mga kumpanya kung saan nangingibabaw ang halaga ng Control. Para sa mga organisasyong ito, ang susi ay gawin ang trabaho na "tama". Ang mga ito ay nailalarawan sa pamamagitan ng isang malinaw na istraktura ng organisasyon, hierarchy, mahigpit na pagkontrol, isang kasaganaan ng mga protocol at pamamaraan, at pormal na pakikipag-ugnayan ng empleyado. Kadalasan ang mga ito ay malalaking mga burukratikong korporasyon at ahensya ng gobyerno, pati na rin mga kagawaran ng pananalapi at ligal. Ang puwang sa kasong ito ay dapat na nailalarawan sa pamamagitan ng isang maayos, naiintindihan na pag-aayos ng mga lugar ng trabaho, panatilihin ang hierarchy at katayuan, nilagyan ng mga mataas na partisyon at espesyal na itinalagang mga lugar para sa pakikipag-ugnay, sa halip, magkahiwalay na mga silid ng pagpupulong. Ang mga lugar ng trabaho ay karaniwang nakahiwalay, mahigpit na nahahati sa mga kagawaran na malapit sa boss, ang mga konserbatibong kulay ay madalas na ginagamit sa interior.
Para sa paghahambing, kunin natin ang kabaligtaran na halaga ng "Paglikha". Ang mga kumpanya na pinangungunahan ng halagang ito ay nailalarawan sa pagnanais na gumawa muna ng isang produkto o serbisyo, nakatuon sila sa pagbabago, sa pag-iisip sa labas ng kahon, sa pagnanais na maging isang pinuno sa pamamagitan ng mga bagong pagpapaunlad at mas mabilis na paglabas sa merkado ng isang natatanging alok. Ang uri na ito ay madalas na nauugnay sa mga kumpanya ng IT pati na rin ang mga malikhaing ahensya sa marketing, ngunit sa katunayan, halos anumang kumpanya na lumilikha ng sarili nitong produkto ay may ganitong halaga, lalo na kung ito ay nasa isang nangungunang posisyon sa industriya nito. Para sa mga naturang kumpanya, napakahalaga na makapagdaos ng mga talakayan sa pangkat, mga brainstorm, pagpupulong, impormal na ibahagi ang kanilang mga ideya sa mga kasamahan sa anumang oras. Samakatuwid, ang ganitong uri ng samahan ay nangangailangan ng maraming iba't ibang mga lugar para sa indibidwal na nakatuon sa trabaho, pati na rin para sa sama-samang pakikipag-ugnayan at kusang pagpupulong, malalaking mga ibabaw para sa visual na pagpapakita ng impormasyon, mas maluwang na mga puwang na may magandang pananaw, dahil nagtataguyod ng imahinasyon, mas kumplikado at organikong layout, kakulangan ng pagkakapareho sa disenyo at pag-uulit, nakasisiglang mga panloob na solusyon, mas kaunting mga paghihigpit at higit na kalayaan, at maraming iba't ibang mga lugar para sa pagkamalikhain na may mahusay na acoustics, dahil ang malikhaing proseso ay napakadaling nawasak.
Ngunit ang pinakamahalagang bagay na dapat tandaan ay palaging pinagsasama ng bawat kumpanya ang lahat ng apat na halaga. Bilang isang patakaran, dalawa sa kanila ang nangingibabaw, ngunit, sa anumang kaso, ang kulturang pang-organisasyon ng bawat kumpanya ay isang natatanging kumbinasyon ng lahat ng mga halagang ito, na naroroon sa ilang mga sukat. Samakatuwid, hindi ka makakahanap ng mga kumpanya na may parehong kultura. Ang pag-alam sa iyong sariling kultura ng organisasyon, pag-unawa sa balanse ng mga pangunahing halaga, maaari kang makakuha ng isang malinaw na ideya kung anong espasyo ang kinakailangan para sa bawat tukoy na departamento at ang kumpanya bilang isang buo.
Paano eksaktong makikilala mo ang kultura sa isang kumpanya?
- Kinakailangan ang isang komprehensibong pamamaraang pang-agham para sa isang malinaw na pagsusuri ng kulturang pang-organisasyon ng kumpanya at mga dibisyon nito. Kami sa HAWORTH ay may sariling patentadong pamamaraan na CultureLENS ™ para sa paggawa ng ganitong uri ng pagsasaliksik. Salamat sa teknolohiyang computer, ang lahat ng mga empleyado ay maaaring lumahok sa pag-aaral na ito, sa malayuang pagsagot sa mga katanungan upang pag-aralan ang kasalukuyang kultura ng organisasyon. Ang mga nangungunang tagapamahala ay sumasagot ng mga karagdagang katanungan na makakatulong matukoy ang ginustong kultura ng organisasyon na nais nilang makita sa kanilang kumpanya sa loob ng 2-3 taon. Ang lahat ng mga tugon ay naproseso ng isang computer, na pinapayagan ang mga eksperto sa puwang ng tanggapan at mga strategistang gumuhit ng mga indibidwal na konklusyon at rekomendasyon para sa kliyente. Halimbawa, ang paghahambing ng kasalukuyan at ginustong mga kultura ay maaaring makatulong sa iyo na maunawaan kung aling direksyon ang lilipat at kung anong mga pagbabago ang kailangang ipatupad sa puwang ng tanggapan upang makamit ang nais na mga resulta nang hindi nagdudulot ng pagtanggi at paglaban mula sa mga tauhan.
Nauunawaan ko ba nang tama na ang mga resulta ng pag-aaral ng kulturang pang-organisasyon ay bumubuo sa batayan ng mga tuntunin ng sanggunian para sa disenyo ng opisina? Kailangan bang magbigay ng iba ang mga customer?
- Oo, ang resulta ng pag-aaral ay isang detalyadong ulat, na isang maikling disenyo, isang detalyadong termino ng sanggunian para sa paglikha ng isang hinaharap na tanggapan na may mga halimbawa ng mga spatial na solusyon na susuporta sa ginustong kultura ng pang-organisasyon ng pinag-aralan na kumpanya. Ngunit nag-usap ako tungkol sa isang tool lamang, kahit na isang pangunahing kaalaman. Bilang karagdagan sa kulturang pang-organisasyon, mahalagang maunawaan ang iba pang mga indibidwal na katangian ng samahan - umiiral na mga istilo ng pagtatrabaho, mga uri ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga kagawaran at empleyado, istatistika sa paggamit ng mga lugar ng trabaho at mga karaniwang lugar, personal na kasiyahan sa kasalukuyang workspace, atbp. Mayroong karagdagang pananaliksik upang matulungan ang mga kumpanya na makilala ang lahat ng mga tampok na ito.
Bilang pagtatapos, nais kong bigyang diin muli na ang bawat kumpanya, kapag nagdidisenyo ng isang bagong tanggapan o nagsasagawa ng mga pagsasaayos sa isang mayroon nang tanggapan, ay dapat na maingat na suriin ang sarili nito at ang mga pangangailangan nito. Posibleng ang organisasyong ito ay hindi kailangang lumipat sa Agile o Paggawa ng Batay sa Aktibidad. Walang sinuman ang may tungkulin sa pagsunod sa fashion o pagiging naka-istilo, ang aming responsibilidad ay lumikha ng tamang puwang na nagdaragdag ng pagiging produktibo, kasiyahan at pangako ng empleyado. Pagkatapos ng lahat, ang mga tao ang pangunahing pag-aari ng anumang kumpanya.
